Teknologi & SDM-Leverage satu untuk yang lain: “Teknologi dan SDM adalah pendukung bisnis. Integrasi keduanya tidak hanya berarti koeksistensi yang harmonis tetapi juga memanfaatkan satu untuk yang lain. Memanfaatkan teknologi untuk SDM berarti mendigitalkan SDM duniawi kegiatan dan mengotomatisasi back office dan kegiatan transaksional yang berkaitan dengan perekrutan, manajemen kinerja, perencanaan karir, dan perencanaan suksesi, pelatihan dan manajemen pengetahuan Memanfaatkan SDM untuk teknologi berarti mengelola perubahan yang terkait dengan teknologi melalui komunikasi, pelatihan, perekrutan, pelatihan ulang, pemangku kepentingan analisis dan menjaga kesadaran. Dengan demikian mereka dapat memainkan peran yang saling melengkapi.”
Teknologi dan SDM keduanya memiliki satu kesamaan yaitu, keduanya adalah pendukung bisnis.
Belakangan ini, teknologi telah menjadi sinonim dengan teknologi informasi, karena hampir tidak ada perkembangan teknologi lain di masa lalu yang berdampak pada semua spektrum bisnis seperti yang berdampak pada teknologi informasi. Terlepas dari jenis bisnis Anda yaitu, jasa atau barang, komoditas atau bermerek, perdagangan atau manufaktur, penyebaran teknologi informasi kontemporer atau tradisional dalam satu bentuk atau yang lain adalah kepastian. Untuk mengelola dan menerapkan teknologi secara efektif, semua organisasi bisnis membutuhkan pekerja berpengetahuan. Mengelola pekerja pengetahuan ini adalah tanggung jawab fungsi SDM. Oleh karena itu integrasi teknologi dan SDM adalah suatu keharusan mutlak.
Setelah memahami teknologi dan SDM dalam konteks sekarang kita harus memahami integrasi dalam konteks ini. Integrasi tidak hanya berarti hidup berdampingan secara harmonis tetapi juga berarti satu meningkatkan dan melengkapi yang lain yaitu, teknologi digunakan untuk meningkatkan efektivitas SDM dan fungsi SDM membantu dalam mengadopsi dan mengelola perubahan yang dibawa oleh penerapan teknologi.
Memanfaatkan teknologi untuk SDM
Manajemen SDM sebagai fungsi bertanggung jawab atas hasil seperti pelaksanaan strategi bisnis, efisiensi administrasi, kontribusi karyawan, dan kapasitas untuk berubah. Semua ini dicapai melalui apa yang dilakukan oleh orang-orang SDM, yaitu penempatan staf, pengembangan, kompensasi, tunjangan, desain organisasi yang dikomunikasikan, tim berkinerja tinggi, dan seterusnya. Di sebagian besar area ini, teknologi sedang digunakan.
e-Rekrutmen
Rekrutmen adalah salah satu area di mana semua perusahaan layak memanfaatkan TI. Ada dua model e-recruitment yang berbeda, yang sedang populer. Salah satunya adalah rekrutmen melalui situs perusahaan sendiri dan yang lainnya menghosting kebutuhan Anda di situs lain misalnya, monster .com, jobsdb.com, jobsahead.com, naukri.com, dan jobstreet.com dan seterusnya. Model pertama lebih populer dengan perusahaan besar yang memiliki daya tarik merek untuk karyawan potensial misalnya, GE, IBM, Oracle, Microsoft, HCL, ICICI, Reliance, konsultasi Mindtree, dll. Perusahaan lain lebih suka pergi ke lokasi kerja. Beberapa mengadopsi keduanya.
E-recruitment telah berjalan jauh sejak awal. Sekarang situs-situs ini telah mengglobal. Situs seperti jobsahead.com dan monster.com telah membangun jaringan global, yang mencakup situs terpisah untuk pekerjaan di Australia, Denmark, Belgia, dan Kanada, dll. Pencari kerja dapat mencari pekerjaan berdasarkan wilayah atau negara dan pemberi kerja menargetkan karyawan potensial di negara tertentu . Misalnya, 3 Com baru-baru ini memposting profil perusahaan di situs Irlandia yang menyoroti kontribusi tim desain Irlandia 3 com dalam proyek globalnya.
Di masa-masa awal, e-recruitment diganggu dengan membanjiri pemberi kerja dengan bio-data berkualitas rendah. Lagi-lagi teknologi datang sebagai penyelamat. Sekarang pengujian pra-kerja seperti yang diperkenalkan oleh Capital One, sebuah perusahaan keuangan yang berbasis di AS, membantu menyaring pelamar. Alat-alat ini menguji secara online misalnya, pelamar untuk pusat panggilan. ‘Profile International’ penyedia penilaian pekerjaan yang berbasis di Texas, telah mengembangkan alat yang memungkinkan terjemahan instan tes penilaian antar bahasa. Perkembangan lebih lanjut seperti situs khusus konferensi video, rekrutmen eksekutif online dan kombinasi metode online dan offline menyebabkan semakin banyak perusahaan mengadopsi e-recruitment setidaknya sebagai metode rekrutmen sekunder. Jembatan Ksatria Arena, sebuah perusahaan IT yang berbasis di AS melakukan wawancara berbasis video terhadap calon karyawannya dan hanya karyawan terpilih yang ditemui secara langsung. Bahkan Cisco akan meluncurkan hal yang sama.
Layanan Mandiri Karyawan
Self-service karyawan mungkin merupakan salah satu kegunaan TI, yang telah membebaskan SDM dari sebagian besar tugas-tugas biasa dan membantunya meningkatkan kepuasan karyawan. Employee self services merupakan rangkaian kegiatan kecil yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan melalui bagian administrasi SDM. Ini adalah pemesanan perjalanan, informasi aturan perjalanan, tagihan perjalanan, aturan cuti, administrasi cuti, administrasi tunjangan, dll. Sebelumnya semua aturan dan informasi ini berada dalam pengawasan HR. Setiap karyawan pengguna diharapkan untuk menjangkau SDM dan menyelesaikannya. Sekarang dengan penerapan ESS di sebagian besar perusahaan, karyawan dapat meminta pemesanan terkait perjalanan secara online, mengisi tagihan TE-nya, mengajukan cuti, mencatat lembar waktu, dan melihat nilai fasilitasnya dicairkan dan jatuh tempo, dll. Misalnya, di Ballarpur Industries Ltd . administrasi cuti sepenuhnya didigitalkan di kantor perusahaannya. Ini bekerja untuk mendigitalkan aktivitas terkait perjalanan, tunjangan dan bahkan manajemen kompensasi dan administrasi manajemen kinerja. ‘Digitasi atau outsourcing semua hal biasa dan fokus rutin hanya pada inti dan nilai tambah’ – Vineet Chhabra VP -PDC BILT.
Komunikasi
Komunikasi yang paling banyak dibicarakan tentang alat manajemen selalu menjadi area abu-abu dalam manajemen SDM. Di perusahaan besar dengan penyebaran geografis yang luas, berkomunikasi dengan semua karyawan benar-benar merupakan tantangan yang berat bagi para profesional SDM. Teknologi kembali datang untuk menyelamatkan. Dimulai dengan telepon, faks, email dan berkembang menjadi konferensi video, siaran web, siaran web, dll. komunikasi adalah salah satu bidang SDM, yang sangat diuntungkan oleh teknologi. Mouse & klik perusahaan seperti Oracle, IBM memiliki intranet yang melayani sebagian besar kebutuhan informasi karyawannya. Perusahaan Brick & Morter seperti BILT juga telah menggunakan intranet untuk komunikasi internal, yang memiliki papan pengumuman perusahaan, liputan media, dan sudut pengetahuan.
Manajemen Pengetahuan
Bidang SDM lainnya, yang memanfaatkan teknologi, adalah pengembangan karyawan. Pembelajaran terprogram (PL) yaitu belajar dengan kecepatannya sendiri adalah salah satu cara belajar orang dewasa yang paling efektif. Penggunaan teknologi untuk tujuan ini tidak bisa terlalu ditekankan. Universitas Online Aptech dan ‘The Manage mentor’ adalah beberapa situs India, yang berada dalam manajemen pengetahuan bisnis ini, yang merupakan bagian integral dari organisasi pembelajaran mana pun, yang tidak dapat menjadi kenyataan tanpa teknologi. Perusahaan dapat memanfaatkan pengetahuan karyawannya dengan membuat katalog dan menyimpannya di intranet. Bicaralah dengan perusahaan konsultan ‘Big-5’ atau tidak ‘begitu besar’, Anda akan menemukan bahwa tujuan utama bisnis mereka adalah gudang pengetahuan. Teknologi telah memungkinkan mereka untuk mengambilnya dengan cepat.
Jika Anda melihat modul SDM solusi ERP seperti people soft, SAP, Oracle dan Ramco, mereka memberi Anda paket komprehensif yang membantu dalam perencanaan tenaga kerja, rekrutmen, manajemen kinerja, pelatihan dan pengembangan, perencanaan karir, perencanaan suksesi, pemisahan dan penanganan keluhan. Transaksi yang terjadi di semua area ini didigitalkan dan membentuk loop tertutup yang memastikan database karyawan selalu diperbarui. Misalnya surat bergabung dari karyawan baru dihasilkan sistem. Itu akan dicetak hanya ketika semua bidang informasi wajib dimasukkan. Demikian pula perintah transfer atau surat pisah dikeluarkan dari sistem hanya jika transaksi itu telah dilakukan dalam sistem.
Untuk perencanaan karir, perencanaan sukses, metode matriks keterampilan dan kompetensi digunakan oleh sebagian besar sistem ini. Mereka mencari karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan terlebih dahulu di database karyawan internal. Setelah dipraktikkan dalam surat & semangat, sistem ini tidak hanya meningkatkan hasil bisnis dengan mencocokkan kandidat yang tepat untuk pekerjaan yang tepat tetapi juga meningkatkan retensi karyawan.
Memproses penggajian, membuat laporan waktu kantor, menyediakan HR-MIS adalah beberapa aktivitas rutin SDM lainnya yang telah dialihkan ke teknologi.
Memanfaatkan SDM untuk Teknologi
Semua profesional SDM, berkhotbah atau berlatih, belajar atau bereksperimen, mengajar atau belajar telah mengalami pemanfaatan teknologi untuk SDM. Tetapi kebanyakan dari kita menghadapi situasi di mana kita perlu memanfaatkan SDM untuk teknologi. Mari kita mengerti apa yang kita maksud dengan ini.
Setiap kali teknologi digunakan lagi atau ditingkatkan, itu melibatkan perubahan. Perubahan tersebut dapat terjadi pada level aktivitas misalnya mengajukan cuti melalui intranet atau pada level model mental misalnya digitalisasi proses succession planning yang telah menjadi keahlian para profesional SDM. Orang-orang selalu terdaftar mengadopsi perubahan. Ini adalah salah satu bidang di mana para profesional SDM harus menyampaikannya, yaitu menjadi agen perubahan dan memimpin proses adopsi teknologi dan perubahan. Resistensi terhadap perubahan berbanding lurus dengan kecepatan perubahan. Sekarang kecepatan perubahan telah meningkat dan karenanya resistensi.
Sebagai contoh saja, sebagian besar implementasi ERP di dunia belum mampu memenuhi semua harapan. Beberapa di antaranya gagal terkirim sama sekali. Saat menganalisis penyebab kegagalan, telah diamati bahwa 96% kegagalan disebabkan oleh masalah terkait manusia dan hanya 4% disebabkan oleh teknologi.
Orang-oranglah yang membuat perbedaan; karenanya SDM harus memanfaatkan keahliannya untuk memfasilitasi adopsi teknologi. Saya ingin mengumpulkan beberapa pemikiran tentang apa yang harus dilakukan SDM untuk ini.
Pada saat perekrutan, berhentilah merekrut untuk keterampilan, alih-alih merekrut untuk sikap dan pikiran yang belajar. Keterampilan hari ini tidak lagi berlaku besok. Mengelola perubahan yang terus berubah adalah satu-satunya kriteria untuk sukses.
Keterampilan fungsional atau teknis dapat diperoleh selama bekerja. Oleh karena itu rekrutmen di era teknologi perlu mengalami perubahan paradigma yaitu dari skill/competency based menjadi attitude and learning mind/ability based interview. Itu akan diterjemahkan ke dalam mempekerjakan keterampilan untuk masa depan. Di IBM setiap karyawan harus mengisi rencana pengembangan pribadinya di mana karyawan berkomitmen untuk mempelajari satu/dua keterampilan baru setiap tahun sehingga tetap kompetitif setiap saat.
Jika kita melihat sifat penolakan untuk berubah, itu adalah masalah keterampilan atau masalah kemauan. Untuk mengatasi masalah kemauan kita perlu bekerja pada solusi yang komprehensif mulai dari rekrutmen (seperti yang dibahas sebelumnya), penghargaan, kompensasi dan mengarah ke budaya organisasi yang mendorong perubahan. Contoh nyata adalah 3M, sebuah perusahaan yang berbasis di AS, di mana inovasi adalah gaya hidup, di mana 10% pendapatan harus berasal dari produk baru setiap tahun. Bagi mereka perubahan menjadi jalan hidup.
Untuk mengatasi masalah keinginan organisasi lebih lanjut perlu menyiapkan strategi komunikasi yang menciptakan ‘tarikan’ untuk teknologi. Misalnya, di Ranbaxy, ketika mereka menggunakan implementasi SAP, mereka mengantisipasi penolakan. Untuk mengatasi hal ini mereka memulai jurnal rumah, yang ditujukan untuk mendidik karyawan tentang manfaat, yang akan dihasilkan dari penerapan ERP, SAP. Ini menciptakan kebutuhan, bukan kebutuhan potensial atau kebutuhan laten yang muncul. Adopsi ERP tidak menjadi banyak masalah.
Kadang-kadang adopsi teknologi dianggap sebagai ancaman oleh karyawan misalnya, otomatisasi yang mengarah pada pengurangan pekerja, otomatisasi kantor yang mengarah pada pengurangan pegawai, dll. SDM perlu dikaitkan dengan adopsi teknis dari awal hingga akhir. Pada tahap pemilihan teknis jika SDM dikaitkan, dapat memetakan keterampilan yang dibutuhkan dan menciptakan daya tarik selama implementasi dan adopsi. Pasca adopsi, ini dapat melepaskan kelebihan karyawan yang tidak dapat dialokasikan kembali.
Untuk memahami proses ini lebih jelas kita dapat mengambil contoh implementasi ERP. ERP diambil sebagai contoh karena ini adalah salah satu adopsi teknologi yang memengaruhi karyawan di seluruh organisasi. terlepas dari fungsi dan posisi. Otomasi lainnya mungkin hanya memengaruhi segmen organisasi. Implementasi ERP di organisasi mana pun melewati tahapan berikut.
1. Pemilihan paket
2. Analisis bisnis
3. Desain solusi
4. Konfigurasi dan kustomisasi
5. Uji coba ruang konferensi (CRP)
6. Go-live dan produksi
Pada setiap tahap, SDM harus berperan, yang akan membantu mengurangi resistensi terhadap perubahan.
Selama proses seleksi, agen perubahan dapat memahami manfaat bisnis yang akan dibawa oleh ERP. Ini akan membantunya untuk menggambar pabrik komunikasi komprehensif yang bertujuan menciptakan ‘tarikan’ untuk perubahan. Rencana komunikasi dapat menggunakan berbagai senjata dari gudang senjata. Contoh yang jelas adalah Newsletters, Newsflash. Jurnal in-house, ditangani oleh manajemen puncak, webcast, sesi open house, pertemuan formal dan informal.
Selama tim implementasi fase analisis bisnis seharusnya menganalisis proses bisnis yang ada. Kadang-kadang hal ini mengarah pada munculnya beberapa data yang sangat tidak diinginkan oleh pemilik proses, yang menyebabkan penolakan pada tahap ini, SDM harus kembali proaktif dan melakukan analisis pemangku kepentingan yang terperinci. Analisis semacam itu harus mengarah pada area masalah potensial dan juara perubahan potensial.
Desain solusi melibatkan pendefinisian ‘Proses yang akan dilakukan’ yaitu, cara bisnis akan dilakukan di masa depan. Pada tahap ini SDM harus berperan sebagai katalisator untuk menghidupkan panas. Idenya adalah untuk memastikan untuk memaksimalkan peluang transformasi bisnis yang memungkinkan paket. SDM dapat berperan dengan mengatur untuk mendidik dan melatih orang yang tepat tentang praktik bisnis terbaik, tepat sebelum fase ini.
Selama konfigurasi dan kustomisasi SDM harus terus bekerja keras, kustomisasi paket standar adalah larangan besar. Demikian pula, selama perencanaan ruang konferensi (CRP), ini akan membantu dalam mengidentifikasi orang yang tepat untuk terlibat dalam PRK. Pengujian menyeluruh pada tahap ini akan menghasilkan rasa sakit yang lebih rendah pada saat siaran langsung. Ini juga saatnya untuk fokus pada pelatihan pengguna akhir, karyawan yang akan menggunakan sistem setelah diimplementasikan. Pelatihan-pelatihan ulang-pelatihan untuk memastikan semua calon pengguna merasa nyaman dengan penggunaan perangkat lunak sebelum sistem ditayangkan.
Selama tahap go-live HR harus bekerja dari waktu ke waktu untuk menjaga tingkat motivasi tetap tinggi. Ini adalah saat ketika manajemen mulai kehilangan kesabaran karena satu demi satu kesalahan terus muncul dan hampir menghentikan bisnis. Pada tahap ini, SDM harus memainkan ‘penjaga yang sadar’ untuk manajemen puncak begitu menjadi produk merelokasi surplus merupakan tantangan yang harus dipersiapkan sebelumnya.
Contoh ini memperjelas bahwa keterlibatan SDM selama seluruh siklus hidup teknologi sangat berharga. ERP bukanlah kasus yang terisolasi. Memang benar untuk adopsi teknologi lainnya, hanya detail yang lebih halus yang dapat bervariasi. Oleh karena itu HR harus memainkan peran proaktif daripada hanya menjadi penonton diam atau pelaksana keinginan bisnis atau chief technology officer jika terjadi perubahan teknologi.
Setelah menetapkan kasus dalam perspektif yang berbeda, tampaknya masuk akal untuk memanfaatkan teknologi untuk SDM dan sebaliknya.
Bapak Amarendra B. Dhiraj sering menjadi pembicara di acara global ternama, CEO/CTO/CIO Roundtables, Konferensi Teknologi dan Simposium. Dia menjadi tuan rumah dan mengorganisir Forum Kepemimpinan Teknologi Eksekutif. Dia berspesialisasi dalam strategi, inovasi, dan kepemimpinan untuk perubahan. Wawasan strategis dan praktisnya telah membimbing para pemimpin organisasi besar dan kecil di seluruh dunia.
